Numero scheda: 190

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La documentazione è schematicamente suddivisibile in due grandi partizioni: la prima costituita dalla documentazione della Congregazione di Carità e più indietro ancora dalle pratiche di un singolo specifico legato. L'esecuzione di quest'ultimo, ha generato la formazione di una cospicua serie di fascicoli molto omogenei che coprono gli anni 1824-1876; si tratta di unità annuali (corrispondenti infatti alla cadenza della distribuzione del denaro ai beneficiati) contenenti ognuna vari elenchi di beni di spose, accompagnati da certificazioni rilasciate dal parroco locale relative alla miserabilità degli sposi e all'avvenuto matrimonio. Sulla scorta di questa documentazione (cui si aggiunge, a partire approssimativamente dal 1862, una dichiarazione relativa ai buoni costumi morali e religiosi e alla frequenza della dottrina cristiana), "secondo le prescrizioni del legato Maestri " la coppia di coniugi veniva ammessa ai benefici del legato stesso. Le pratiche contengono anche sovente dei mandati di pagamento (per la distribuzione delle somme ai beneficiati e per altre causali). Le certificazioni sono quasi sempre vergate alla fine degli elenchi di beni, di rado su carte separate. Le carte dotali sono stese da vari privati, a volte da due "periti" (sempre gli stessi); in fondo agli inventari come pure alle ricevute di pagamento sono apposte le firme dei testimoni. Il secondo legato invece non ha test all'interno dell'archivio che in funzione di una sola pratica, consistente nella promessa, effettuata da parte di un erede di don Carlo Conti, del versamento della somma di denaro disposto da quest'ultimo.
La documentazione che più propriamente è possibile ricollegare alla Congregazione di Carità è ben poca e spazia solo dal 1922 al 1937, comprendendo non più di cinque pratiche di rendicontazioni annuali contabili, tre bilanci di previsione triennali e una pratica concernente generica attività benefica; al 1860 risale invece un fascicolo, apparentemente isolato, riguardante anch'esso l'esecuzione di un singolo legato, disposto da tal Carlo Conti. Dunque una documentazione ampiamente incompleta e lacunosa per quasi tutto il periodo di attività della Congregazione di Carità.
La seconda partizione largamente preponderante relativo è stata prodotta dall'Ente comunale di assistenza dal 1937-1978.
Per quanto concerne la tipologia di documentazione conservata per l'attività del nuovo ente vanno segnalati diversi "repertori degli atti registrati" (in due casi, già messi in opera dalla Congregazione di Carità e poi tenuti in vita con il passaggio di amministrazione all'Ente comunale di assistenza) e due protocolli degli esibiti che coprono solo i periodi 1940-1942 e 1964-1973. In particolare la protocollazione degli atti risulta fedele specchio dello stato di confusione e indeterminatezza sopra descritto relativamente all'archivio e all'ente. Vale a dire che molti documenti non risultano protocollati, mentre entro le pratiche contenenti documenti protocollati si trovano tranquillamente atti con il solo protocollo dell'Ente comunale di assistenza, altri con il solo protocollo comunale e persino, frequentemente, atti con protocollo dell'Ente comunale di assistenza mescolati ad altri con protocollo comunale. In linea molto generale si può affermare che la protocollazione dell'Ente comunale di assistenza è più frequente nei due periodi sopra riportati di cui si sono conservati i registri di protocollo, mentre negli altri anni è il protocollo comunale a regnare pressoché indisturbato, ma i casi di "convivenza" restano molto frequenti.
Parallelamente la documentazione presenta sovente scarsi elementi di distinzione: le istanze di soccorso sono a volte vergate su prestampati indirizzati all'Ente comunale di assistenza, ma spesso non presentano firme o timbri di accettazione; sovente le circolari prefettizie sono indirizzate sia ai sindaci che ai presidenti degli Ente comunale di assistenza; per converso, anche le risposte non brillano per coerenza se si trovano per esempio domande di assistenza indirizzate all'Ente comunale di assistenza cui risponde il sindaco (o commissario prefettizio) e viceversa. Capita spesso che domande di assistenza tramite l'Ente comunale di assistenza siano indirizzate a comune o sindaco e pertanto si trovino nell'archivio comunale all'interno della classe II.1; non mancano persino richieste di assistenza prive di qualunque indicazione (non sono indirizzate a nessuno esplicitamente, non presentano firme, annotazioni, protocollazioni o timbri di sorta).
In particolare e limitatamente alle unità della serie contabile (bilanci di previsione triennali e rendiconti annuali) si tenga presente che si è deciso per omogeneità, praticità e rispetto della situazione riscontrata al momento del primo esame della documentazione, di datare ognuna di esse in base agli anni di competenza e non agli estremi effettivi. Indicativamente dunque si consideri che in ognuna di esse può essere conservato un bilancio preventivo (elaborato possibilmente l'anno precedente a quello dell'esercizio), varia documentazione relativa all'esercizio in corso (come mandati, pezze d'appoggio, mastri, verbali di cassa), un bilancio consuntivo (elaborato l'anno seguente e a volte approvato superiormente anche molto dopo).
Esaminando invece le unità della serie relativa all'attività assistenziale si ricordi che essa si svolgeva per lo più nel periodo invernale, infatti anche molti rendiconti fanno proprio riferimento complessivamente al periodo autunno-primavera: questo comporta, almeno nei primi anni, una frequente datazione biennale delle unità. Spesso, non a caso, il cosiddetto programma assistenziale faceva riferimento a un biennio e conteneva il rendiconto del biennio precedente.
In assenza di qualunque indicazione traibile dai registri di protocollo o dalla documentazione stessa, il materiale è stato organizzato, in seguito alla schedatura, in base a un titolario ipotetico, il più semplice possibile ed elaborato comunque sulla scorta da una parte dell'esame della documentazione conservata, dall'altra sul confronto con titolari originali coevi di analoghe istituzioni. Il titolario formato, che si riporta poco oltre, risulta composto da quattro titoli, uno dei quali suddiviso in due sottotitoli per mantenere la struttura della documentazione più prossima possibile a quanto riscontrato all'inizio dell'inventariazione: la serie contabile infatti (che con apprezzabile completezza copre gli anni 1926-1978 con l'unica lacuna degli anni 1928-1933) era conservata tutta insieme in faldoni a parte e in ordine cronologico per esercizio finanziario.