Numero scheda: 1

Contenuto
Storia archivistica.
Diverse sono le relazioni redatte negli anni '90/2000 a cura dell'Opera Pia che testimoniano la progressiva difficoltà nel gestire la cospicua mole di documentazione che decennio dopo decennio è andata a costituire il corposo archivio dell'ente. I problemi di spazio e di sede per diversi anni hanno reso difficile trovare una collocazione adeguata alle esigenze di conservazione della documentazione. L'Opera Pia per motivi economici a metà degli anni Ottanta del Novecento lascia i locali di via Verdi di proprietà del Monte di Credito su Pegno (Monte di Pietà). Nonostante la disdetta del contratto d'affitto, all'Opera Pia è permesso comunque di lasciare l'archivio in deposito presso il palazzo del Monte. Alla fine degli anni Novanta l'edificio storico del Monte di Pietà è ceduto a privati e per l'archivio dell'Opera Pia diventa necessario trovare un'altra sede: provvisoriamente le carte vengono ospitate presso la parrocchia della SS.ma Trinità, poi in un locale presso gli Istituti di Ricovero di Crema, in via Diaz. Alla fine dell'anno 2000 l'Opera Pia riceve dall'amministrazione comunale una sede provvisoria all'interno dell'edificio municipale in piazza Duomo. Presso la nuova sede trova posto però solo l'ufficio amministrativo dell'ente con il relativo archivio corrente e si pone ancora una volta il problema della conservazione del restante patrimonio archivistico. L'archivio storico viene allora depositato presso la Biblioteca Comunale di via Civerchi, istituzione che già custodisce numerosi e importanti fondi archivistici e ne promuove la valorizzazione sostenendo i necessari interventi di inventariazione. L'archivio viene consegnato imballato in grossi scatoloni, accompagnato da un sommario elenco di consistenza; dopo una breve ricognizione, è sistemato a scaffale in uno dei locali al piano terra messi provvisoriamente a disposizione. Nell'anno 2007 l'Opera Pia (divenuta da alcuni anni Fondazione ONLUS) e il Comune di Crema stipulano un contratto di comodato d'uso gratuito che regola i rapporti tra i due enti relativamente alla conservazione del fondo. La cooperativa Archimedia scrl di Bergamo, già attiva su altri archivi depositati presso la Biblioteca, è incaricata dalla Fondazione di predisporre un piano d'intervento complessivo sull'archivio. Il progetto, accettato dall'ente, è approvato dalla Soprintendenza Archivistica nel novembre 2009. I lavori di riordino e inventariazione iniziano nel 2010, dopo la sistemazione degli spazi necessari all'intervento. Tra il 2011 e il 2012 sono consegnati agli archivisti alcuni ridotti quantitativi di materiale documentario aggiuntivo che erano rimasti presso la sede amministrativa dell'ente. Nel corso del 2013 termina la schedatura del materiale. Tra il 2014 e il 2015 lo spazio destinato agli archivi ospitati in Biblioteca è ulteriormente ampliato, riorganizzato e dotato di un nuovo e più funzionale arredo in previsione dell'apertura al pubblico del servizio di consulenza archivistica. Solo al termine di quest'ultima e definitiva riorganizzazione degli spazi si è potuto procedere al riordino complessivo dell'archivio e alla sua condizionatura definitiva.

Contenuto
L'archivio dell'Opera Pia Marina Climatica Cremasca comprende tutta la documentazione cartacea conservata che è stata prodotta e ricevuta dall'ente a partire dall'anno 1877 sino all'anno 2003. Gli atti più risalenti sono da attribuire al primo Comitato per la Cura degli Scrofolosi Poveri di Crema, poi trasformato nel giro di pochi anni in ente morale, quindi denominato dal 1925 Opera Pia Marina Climatica Cremasca, infine passato da ente di diritto pubblico (IPAB) a fondazione ONLUS nel dicembre 2003. Gli atti più recenti, successivi al 2003, sono conservati nella attuale sede amministrativa dell'Opera Pia in quanto ancora utili allo svolgimento dell'attività e delle funzioni dell'ente.

Criteri di ordinamento
L'archivio dell'Opera Pia consegnato alla biblioteca si presentava in notevole stato di disordine. Molti contenitori e faldoni, probabilmente a causa dei frequenti spostamenti, risultavano rotti e una parte della documentazione era semplicemente condizionata in pacchi legati con carta e spago contrassegnati in alcuni casi da lettere alfabetiche. Complessivamente l'archivio assommava a circa 370 pezzi tra buste, scatole, registri e pacchi. Seppur in disordine, alcune serie documentarie erano comunque individuabili: con la sistemazione a scaffale di tutto il materiale è stato possibile renderle più evidenti e ricomporle nella loro interezza. Poco meno della metà dei pezzi era costituita da atti contabili (registri e pezze giustificative): in una piccola parte condizionati in pacchi contrassegnati da lettere e per la maggior parte (fino all'esercizio 1986) contenuti in faldoni numerati da 1 a 124. Coerentemente, all'esterno di questi faldoni numerati era riportato l'anno dell'esercizio finanziario, oppure diciture tipologiche come "conti consuntivi" o "mandati"; questa stessa serie comprendeva però anche faldoni d'altro tipo, riportanti all'esterno diciture come "statuti e regolamenti", "deliberazioni", "mutui", "patrimonio", "personale" e "Colonia Libica". Al di fuori della serie numerata, un centinaio di buste contraddistinte dalla scritta "corrispondenza" formava un'altra serie non numerata ma sicuramente più omogenea dal punto di vista contenutistico, contenente carteggio amministrativo ordinato cronologicamente fino all'anno 1986. Sulle coste dei più recenti tra questi faldoni era presente anche l'elenco dei fascicoli contenuti. Un'altra buona quantità di buste in disordine, risalenti all'ultimo ventennio del Novecento, con scarne e talvolta fuorvianti indicazioni esterne, completava l'archivio; le pratiche ivi contenute erano di tipo amministrativo e contabile, oppure afferivano alla gestione patrimoniale e alle opere di manutenzione dell'edificio della colonia di Finalpia. Infine una certa disorganizzazione era presente anche nel materiale aggiuntivo degli anni 2000-2003 consegnato agli operatori in due momenti successivi: anche in questi casi si trattava di fascicoli e carte sciolte relativi all'attività deliberativa, alla contabilità, al patrimonio e alla gestione amministrativa. La documentazione quindi nel suo complesso si presentava approssimativamente organizzata dalle origini all'anno 1986 e al suo interno bipartita in una serie di carteggio amministrativo e una serie di contabilità (entro la quale erano individuabili altre serie di minore entità); tutto il resto invece era disorganizzato, costituito o da faldoni contenenti miscellanee oppure da faldoni in cui erano riunite più annualità di documentazione sullo stesso oggetto, in parte in sovrapposizione temporale rispetto al "blocco ordinato".
L'assetto della documentazione fino all'anno 1986 è frutto di un intervento - fatto interamente a posteriori rispetto all'epoca di produzione degli atti - resosi necessario per rendere utilizzabile la documentazione dal punto di vista amministrativo oltre che per assicurarne la conservazione. Ricorrenti infatti sono negli anni note e relazioni interne dell'amministrazione che lamentano lo stato di disordine delle carte e la difficoltà a reperire i documenti utili alla quotidiana gestione amministrativa e patrimoniale dell'ente. Non è casuale l'anno utilizzato come termine dell'intervento di riordino: il 1986 è infatti l'ultimo anno di attività assistenziale effettuata direttamente dall'Opera Pia; dal 1987 in avanti la struttura di Finalpia è data in gestione a diversi enti che la utilizzano, sempre a fini sociali e assistenziali, dietro il pagamento di un canone di affitto. Questo cambiamento radicale nella vita dell'Opera Pia ha riflessi diretti sull'archivio, che va incontro a una sensibile riduzione della produzione di atti e documenti, venendo a mancare l'attività sociale effettuata direttamente dall'ente e, progressivamente, la gestione del personale dipendente.
Si possono riscontrare sulla documentazione due serie numeriche di protocollazione. La principale è da ricondurre all'attività dell'amministrazione cremasca dell'ente: viene applicata a partire dal 1889 (non a caso l'anno di trasformazione del comitato in Opera Pia), inizialmente solo sugli atti in uscita e successivamente estesa agli atti ricevuti. La seconda serie di protocollo viene invece attivata solo per alcuni periodi sugli atti in partenza e in arrivo dalla sede della Colonia in Finalpia. Coerentemente si conservano due serie distinte, entrambe incomplete, di registri di protocollo: quella più corposa è quella afferente alla sede cremasca e va dall'anno 1946 al 2003, mentre per la corrispondenza gestita presso la colonia marina sono sopravvissuti solo tre registri, che coprono il periodo 1950-1969.
Nessun registro di protocollo riporta mai, accanto alle registrazioni, indicazioni di titoli o di oggetti che rimandino ad una classificazione e ad una fascicolazione dell'archivio in formazione. Nel carteggio amministrativo dell'anno 1909 si conservano un prontuario di classificazione utile ai fini della fascicolazione degli atti e dell'organizzazione complessiva dell'archivio, un soggettario e altri strumenti utili all'organizzazione di un archivio corrente, in piena formazione. L'autore di questi strumenti, il cav. Luigi Magnani (bibliotecario di Crema), ricevette a suo tempo sentiti ringraziamenti da parte dell'amministrazione per il lavoro disinteressatamente prodotto, ma tale sforzo non sembra aver avuto effetti concreti oggi rintracciabili sulla documentazione e sulla gestione dell'archivio. In realtà una certa organizzazione degli atti fino ai primi decenni del Novecento deve esser stata messa in atto, visto che l'archivio comprende una rubrica dei fascicoli in cui per ogni voce corrispondente a un oggetto o argomento della documentazione si rimanda a una scatola numerata (il numero più alto è 77). La rubrica appare aggiornata non oltre l'anno 1935: molto probabilmente questo ordinamento è stato completamente superato e cancellato dal successivo già descritto intervento che ha interessato gli atti fino all'anno 1986.
Il presente intervento di riordino riguarda tutta la documentazione esistente dall'anno 1877 al 2003, anno in cui l'Opera Pia Marina Climatica Cremasca si trasforma da ente di diritto pubblico (IPAB) a ente di diritto privato fondazione ONLUS (dicembre 2003).
Le serie formate per il riordino complessivo dell'archivio tengono conto dell'organizzazione riscontrata, sottolineandone una più complessa articolazione: infatti alcune serie documentarie, originariamente inserite nella serie numerica della “contabilità”, pur costituite da poche buste e pezzi, hanno in realtà una grande rilevanza dal punto di vista della vita e dell'attività dell'ente e dal punto di vista giuridico. Per questo motivo sono state rese autonome e opportunamente evidenziate assegnando loro voci specifiche nella struttura archivistica. Si tratta delle serie contenenti gli statuti e i regolamenti, gli atti deliberativi del consiglio d'amministrazione e dell'assemblea dei soci e benefattori, la gestione del personale e quella del patrimonio, infine l'attività particolare della Colonia Libica. A tutte queste serie, oltre a quella del carteggio e a quella della "contabilità", sono stati ricondotti i fascicoli esistenti in archivio: sia quelli interessati dall'intervento fino al 1986 sia quelli successivi, basandosi sul contenuto degli atti e sulla funzione o attività che li ha posti in essere.
L'articolazione in serie che l'odierno intervento applica è la seguente:
1) Fondazione, statuti e regolamenti
2) Organi e attività deliberativa
3) Attività e carteggio gestionale
4) Personale
5) Patrimonio
6) Contabilità
7) Colonia Libica
In accordo con la Soprintendenza Archivistica si è scartata l'ipotesi iniziale di suddividere l'archivio in una sezione storica ed una sezione di deposito, provvedendo ad organizzare gli atti senza soluzione di continuità dall'origine al 2003. Si è altresì deciso di porre una numerazione di buste e fascicoli continuativa da 1 a N su tutto l'archivio, per un totale di 293 buste e 2626 unità. Entro ogni serie i fascicoli sono ordinati cronologicamente. La serie 3 "Attività e carteggio gestionale" merita alcune osservazioni specifiche, in quanto è l'unica ad essere stata interessata fino all'anno 1986 da una riorganizzazione piuttosto rigida, chiara, con fascicoli numerati che si ripetono con apprezzabile regolarità di anno in anno. Ogni annualità di carteggio infatti è stata suddivisa dal precedente riordinatore in fascicoli quasi sempre numerati all'interno dell'annualità, identificati in base a un certo "oggetto" (riportato all'esterno della camicia del fascicolo), che corrispondeva al contenuto del fascicolo o più spesso al nome dell'interlocutore o dell'istituzione che scriveva o rispondeva all'amministrazione dell'Opera Pia. Questa oggettazione è stata applicata fino all'anno 1986 solo ai fascicoli conservati nelle buste riportanti la dicitura esterna "corrispondenza". Con questa articolazione del carteggio generico d'ufficio, il riordinatore intendeva probabilmente rispondere non tanto ad una esigenza classificatoria generale dell'archivio ma ad una necessità molto pratica: rendere più semplice e immediato il reperimento degli atti utili alla gestione amministrativa dell'ente. Nell'intervento attuale di riordino tale articolazione in fascicoli è stata sostanzialmente rispettata, utilizzando quando possibile l'oggetto come titolo del fascicolo. E' stato apportato solo qualche aggiustamento nella fascicolazione al fine di ricondurre atti afferenti con evidenza ad un preciso affare - ritrovati fuori posto a causa di errori materiali, rotture di buste, stato di disordine degli atti - al corretto fascicolo di appartenenza.
Alla luce di tutto ciò l'attuale intervento di riordino non è da considerarsi come la ricostruzione precisa di un sistema (che come tale non pare essere mai esistito o non essere giunto sino a noi), quanto come una proposta che rispecchia in modo reale e concreto le funzioni e le finalità dell'Opera Pia e tiene conto di alcune scelte di conservazione applicate a una parte degli atti, scelte ancora oggi individuabili e estendibili anche alla analoga documentazione mai interessata da alcun precedente intervento di riordino.

Stato di conservazione
Nonostante diverse buste fossero rotte e parte della documentazione fosse solo condizionata con carta e spago, l'archivio nel suo complesso si è conservato in buone condizioni. Fragilità del supporto cartaceo e macchie di umidità, comunque di limitata estensione e non gravemente intaccanti il supporto, sono state rilevate solo in alcuni atti di fine Ottocento. Quando necessario si è provveduto a spolverare i singoli pezzi.