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Durante la fase di riordino e inventariazione delle Provvisioni(1) sono stati individuati due registri (annessi alla serie nei precedenti riordini) che contengono le copie delle registrazioni delle deliberazioni consiliari già riportate nei testi ufficiali della serie(2). Se ad una prima analisi è parsa inconsueta l'esistenza di una siffatta tipologia documentaria, l'ulteriore raffronto con le deliberazioni ufficiali ha consentito di evidenziare alcune differenziazioni di carattere redazionale non trascurabili e di trarre nuovi elementi per una diversa valutazione della documentazione in questione.
Già dal titolo originale "Scartafazzi delle parti", apposto sulla coperta di entrambe i registri, emerge la volontà da parte del redattore, che fu nei due casi lo stesso notaio cancelliere del comune che stese i registri Provvisioni, di tener separata e distinta (con una peculiare finalità) tale specie di registrazione. Questi, infatti, si avvaleva dunque degli "Scartafazzi" durante le riunioni consigliari per appuntare le varie deliberazioni prese e per stendere successivamente in bella copia i registri delle Provvisioni, naturalmente prestando più cura nella grafia e nell'impaginazione; (è stato notato che in alcuni momenti la copiatura dei registri delle Provvisioni poteva avvenire anche a distanza di parecchio tempo, addirittura di anni)(3). Inoltre gli "Scartafazzi", contrariamente alle Provvisioni riportano sulla gran parte delle carte alcuni particolari simboli, di mano sempre dello stesso redattore: la lettera alfabetica maiuscola "R" e semplici linee a volte longitudinali (che corrono lungo il margine del testo) e a volte traversali (che coprono integralmente il foglio), il cui senso probabilmente si ricollega alla finalità stessa della registrazione (4). Un altro aspetto che sottolinea il carattere provvisorio e di minuta di tale documentazione è dato dalle numerosissime cassature che testimoniano errori di scrittura e variazioni apportate nel testo delle deliberazioni.
Nel prosieguo del riordino dell'archivio storico (in altre sezioni e frammisti a materiale diverso) sono state poi rinvenute nuove testimonianze, (sotto forma però di atti singoli, fascicoli e frammenti di registri privi di una precisa intestazione), rispondenti comunque alla medesima tipologia documentaria degli "Scartafazzi".
Probabilmente accadeva che il notaio cancelliere alcune volte, anzichè¦ trascrivere direttamente lo svolgimento della seduta consigliare sul registro, relazionava velocemente su foglietti sciolti che in un secondo momento inseriva o incollava internamente al registro, oppure teneva separati.
In definitiva con il materiale quindi recuperato, ordinato in otto unità archivistiche, si è costituita la serie "Scartafazzi", che copre il periodo tra il 1632 e il 1741; all'interno dell'archivio essa assume un duplice significato: da una parte quale doppione delle Provvisioni, di grande utilità nel raffronto testuale, dall'altra come testimonianza sostitutiva nei casi dove la documentazione ufficiale è venuta a mancare (5).